Datenschutz

1. Verantwortlicher

Johannes Paffrath
Saltemerstr. 12
51702 Bergneustadt
Telefon: 02261 991 39 99 (Service-Hotline)
E-Mail: support@bautagebuch.org

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihnen bautagebuch.org bereitzustellen, Verträge abzuwickeln, Sicherheit zu gewährleisten und Support anzubieten.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. IT-Sicherheit)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit erforderlich)

3. Zugriffsdaten beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Server technisch erforderliche Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, URL, User-Agent, Statuscode), damit die Seite ausgeliefert und abgesichert werden kann.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolleninformationen, Tarifdaten, Einstellungen und technische Metadaten. Vor der Anmeldung ist eine E-Mail-Bestätigung erforderlich.

5. Messenger-Nutzung (Telegram und WhatsApp)

Für die Messenger-Funktionen verarbeiten wir kanalbezogene Kennungen (Telegram-ID bzw. Telefonnummer), Rollen, Projektzuordnungen, Dokumentationsinhalte, hochgeladene Bilder, Sprachnotizen, Videos, Dokumente, Standortdaten, Wetterangaben und Zeitstempel. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der vertraglich vereinbarten Baustellen-Dokumentation.

Telegram: Bei Nutzung des Telegram-Bots werden Daten über die Infrastruktur von Telegram FZ-LLC (Dubai, VAE) übertragen. Die Nutzung ist freiwillig. Hinweise zur Datenverarbeitung durch Telegram erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Telegram.

WhatsApp: Bei Nutzung der WhatsApp-Funktion werden Daten über die WhatsApp Business API von Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) verarbeitet. Meta verarbeitet dabei Ihre Telefonnummer, Nachrichteninhalte, Medien und Zustellinformationen. Die Nutzung ist freiwillig. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Die Nutzung beider Messenger-Funktionen ist freiwillig — die Kernfunktionen von bautagebuch.org können auch ohne Messenger über das Web-Dashboard genutzt werden.

6. Projekt- und Dokumentationsdaten

Im Rahmen der Nutzung werden je nach Funktionsumfang u. a. Projektnamen, Mitarbeiternamen, Tagesnotizen, Aufgaben, Berichte, Foto-Metadaten sowie Prüfinformationen (z. B. Hash-Werte und Zeitstempel) verarbeitet und gespeichert.

7. E-Mail-Versand

Wir versenden System-E-Mails wie Verifizierung, Passwort-Reset, Einladungen und Hinweise zur Testphase. Der Versand erfolgt über unseren SMTP-Dienstleister. Dabei werden Empfängeradresse, Versandzeitpunkt und technische Versandinformationen verarbeitet.

8. Zahlungsabwicklung

Für Zahlungen, Paketwechsel und Abrechnungsprozesse nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland). Stripe verarbeitet die für die Abwicklung notwendigen Vertrags- und Zahlungsdaten. Es gelten ergänzend die Datenschutzinformationen von Stripe.

9. Cloud-Speicher

Alle Daten werden standardmäßig in der Bautagebuch Cloud verarbeitet und gespeichert. Der Serverstandort ist Deutschland (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen).

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist, z. B. an:

• Hosting-/Infrastruktur-Dienstleister (Hetzner Online GmbH, Deutschland)
• E-Mail-Dienstleister (Hostinger, Litauen/EU)
• Zahlungsdienstleister (Stripe Payments Europe, Limited, Irland/EU)
• Messenger-Dienst WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited, Irland/EU — für WhatsApp Business API Bot-Kommunikation)
• Messenger-Dienst Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai — für Telegram-Bot-Kommunikation)
• KI-Dienstleister (OpenAI, Inc., USA — für Sprachnotiz-Verschriftlichung und Berichtserstellung, Verarbeitung auf Basis von Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln)

11. Drittlandübermittlung

Im Rahmen der KI-gestützten Sprachnotiz-Verarbeitung und Berichtserstellung werden Daten an OpenAI, Inc. (USA) übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Für die WhatsApp-Kommunikation werden Daten über die WhatsApp Business API von Meta Platforms Ireland Limited (Irland/EU) verarbeitet. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; eine Datenverarbeitung kann auch in den USA stattfinden. Die Nutzung der WhatsApp-Funktion ist freiwillig.

Für die Telegram-Kommunikation werden Daten über die Infrastruktur von Telegram FZ-LLC (Dubai, VAE) verarbeitet. Telegram betreibt Server in verschiedenen Ländern. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor der Verbindungsherstellung auf unserer Verbindungsseite erteilen. Die Nutzung der Telegram-Funktion ist freiwillig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit einem Klick widerrufen — über den Trennen-Link in Ihren Kontoeinstellungen, im Bot-Menü oder unter bautagebuch.org/disconnect/[Ihr-Token].

Die Zahlungsabwicklung über Stripe erfolgt innerhalb der EU (Irland).

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

• Kontodaten (Name, E-Mail, Einstellungen): Für die Dauer der Nutzung, nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht
• Projekt- und Dokumentationsdaten (Fotos, Berichte, Notizen): Für die Dauer der Nutzung, nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen gelöscht
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Server-Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, User-Agent): Maximal 14 Tage
• Backups: Datenbank-Backups maximal 7 Tage, Datei-Backups maximal 14 Tage
• Cookies: Siehe Abschnitt 14

13. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.

14. Cookies und Webanalyse

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen erfolgt gemäß § 25 TDDDG. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gesetzt. Analyse-Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG gespeichert.

Technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie (bautagebuch.sid) — Authentifizierung nach Login, httpOnly, Laufzeit 14 Tage, wird bei Logout gelöscht
• Consent-Einstellung (bt_cookie_consent) — Speichert Ihre Cookie-Einstellungen im lokalen Speicher des Browsers (localStorage), kein Ablauf

Analyse-Cookies (nur mit Einwilligung):

Wir nutzen Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zur anonymen Analyse der Websitenutzung. Das Analytics-Script wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner geladen und aktiviert. Ohne Einwilligung werden weder Analyse-Cookies gesetzt noch Daten an Google übermittelt — es wird kein Script von Google-Servern geladen.

Bei Einwilligung werden folgende Cookies gesetzt:

• _ga — Unterscheidung von Nutzern, Laufzeit 2 Jahre
• _ga_* — Sitzungsstatus, Laufzeit 2 Jahre

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die IP-Adresse wird vor der Speicherung anonymisiert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie im Footer auf „Cookie-Einstellungen" klicken und „Nur notwendige" wählen.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

15. Schriftarten

Alle verwendeten Schriftarten werden lokal von unseren Servern ausgeliefert. Es findet kein Abruf von externen Schriftarten-Diensten statt.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Sie können Ihre Daten jederzeit im Dashboard unter „Konto" als JSON exportieren. Zur Löschung Ihres Kontos wenden Sie sich an support@bautagebuch.org oder nutzen Sie die Löschfunktion in Ihrem Konto.

17. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.